Для чего же нужны программы-архиваторы и как они могут помочь справиться с большим количеством данных? Из названия явно следует, что программы создают архивы данных примерно так же, как человек в стопку несколько книг, а потом перевязывает их веревкой, чтобы можно было упаковать эти книги, скажем, в коробку. Архиваторы же преобразуют данные, указанные пользователем, для более компактного хранения или переноса на любой доступный носитель информации.

Первоначально программы–архиваторы были востребованы в основном только для отправки данных по тогда еще небыстрым и узким каналам интернета. При модемном соединении время загрузки относительно большого массива данных занимало значительное время. Скажем, отправка средней по размеру картинки или фотографии на почтовый сервер занимала от двух до пяти минут. Однако за то же время можно было загрузить архив, в котором было бы уже несколько картинок. Выгода использования архивирующей программы была очевидна.

В настоящее время архиваторы также востребованы. Изменились параметры сжатия, алгоритмы упаковки данных стали гораздо более сложными и эффективными. Появился специальный софт, ориентированный на работу с определенными видами файлов, которые ранее невозможно было заархивировать.

Необходимо отметить тот факт, что на данный момент существует большое количество универсальных программ для файлов, имеющих триальные версии или полностью бесплатных. Это прежде всего WinRar, WinZip, Winace, 7-zip, Power Archiever. Для получения полностью функциональной рабочей версии большинства из этих программ нужно приобрести лицензионный ключ.

По способу сжатия архивирующий софт подразделяется на типы. Программа «файловый компрессор» умеет эффективно сжимать исполняемый файл с разрешением exe, создавая при этом самораспаковывающийся архив. Другой программный тип - универсальный архиватор - способен запаковать значительное количество информации в один архив, работая со всеми файловыми разрешениями без исключения. В настоящее время это разделение носит несколько условный характер, так как современные программы рассчитаны на универсальное применение, а значит могут соответствовать требованиям любого типа архивации.

Интересно, что несмотря на большой прогресс программного обеспечения, предназначенного для архивации, работа с предварительно сжатыми файлами пока еще неэффективна и нуждается в значительном усовершенствовании. Так, например, замечательные результаты достигаются при упаковке в архив файлов с расширениями txt, doc, exe, bmp. Однако архивация сжатых данных в форматах mp3, avi, jpg пока что осуществляется только за счет служебной информации и составляет всего лишь около 3% от первоначальной суммы информации.

Интервью: Елена Кондрашина

В структуре самых разных организаций, в том числе церковных объединений, существуют архивные отделы и управления. Зачем нужны архивы государству - понятно, а вот зачем они нужны церкви - это вызывает вопросы. Так зачем же церквям нужны подразделения, которые занимаются архивами?

Для ответа на вопрос «зачем» сперва нужно определиться с тем, чем же занимаются историко-архивны е отделы и подобные им подразделения. У них есть две основные функции - сохранение документов в архивных фондах, а также проведение исследовательски х проектов и программ. Вне зависимости от того, является ли организация государственной или не является таковой, обе эти функции будут возложены на ее соответствующее подразделение. Вторая - исследовательска я - в современных реалиях, к сожалению, реализуется далеко не всегда, что не отменяет ее и нисколько не уменьшает ее значения.

Действительно, в государстве существует довольно много организаций и их подразделений, которые исполняют названные функции, однако сколь велики они бы ни были - охватить всю полноту истории сегодняшнего дня они не смогут. Государственные архивные службы собирают лишь минимальный объем данных, большинство из которых связано со взаимодействиями организаций и частных лиц с государством, в то время как все прочее не становится предметом постоянного хранения. В результате когда мы смотрим на историю через материалы государственных архивов - мы можем увидеть довольно многое, но все это будет лишь незначительной частью от того, что можно было бы сохранить. Но тут на помощь приходят частные собрания документов, которые значительно расширяют для исследователей прежде недоступные аспекты истории.

Но почему нельзя делать это централизовано? Зачем создавать так много подразделений в разных организациях? Неужели нельзя просто договориться о том, чтобы в государственных архивах хранилось больше документов?

Да, вполне можно увеличить объемы документов, которые отправляют в архивы на длительное хранение. Однако это не отменит необходимости существования специальных подразделений. Во-первых, эти документы нужно собирать, а во-вторых, определение того, что может представлять интерес в будущем - с этой задачей лучше всего может справиться только сама организация, историю которой ей хочется сохранить. И, наконец, в-третьих, наличие дополнительных полок в архивных хранилищах еще не является гарантом того, что сложенные на них документы найдут своего читателя в лице исследователя-ис торика.

Тут стоит обратить особое внимание на вторую функцию - исследовательску ю. Чтобы провести какое-либо исследование - сперва нужно поставить исследовательски е вопросы. И если мы говорим о церковной истории - служителям и работникам церковных объединений сделать это проще всего, потому как они наиболее приближены к повседневной церковной практике и в силу своей близости могут определить какие темы будут актуальными и востребованными. Так, например, сотрудникам Историко-архивно го отдела РОСХВЕ намного проще поставить актуальные для протестантского сообщества вопросы, чем кому бы то ни было еще из числа тех, кто не является протестантами. Безусловно, для качественной постановки именно исследовательско го вопроса требуется профессиональное образование, но в большинстве случаев, к счастью, сотрудники историко-архивны х отделов обладают таковым.

А зачем нужно специальное образование для тех кто собирается работать в архивах? На исторических факультетах весьма долго изучают историю Древнего мира, Средних веков, Нового времени и лишь после всего этого переходят к Новейшей истории. Да и в ней самой студентам исторических факультетов рассказывают множество того, что не имеет никакого отношения к работе в архивах. Не столкнется ли тот, кто хочет работать с архивами и для этого решит получать историческое образование, с тем что по окончании учебы ему придется «забыть все чему учили»?

Подобная практика - призывы забыть все подряд - действительно является весьма распространенной. Однако это происходит далеко не всегда, потому как все сильно зависит от образовательной программы. Если, например, говорить о бакалаврских программах, то там от студента очного отделения потребуется 3 или 4 года интенсивного обучения, значительной частью которого будут являться дисциплины для общекультурного развития. Нужны ли они в таком количестве как их включают в российские программы - вопрос открытый. Первая ступень высшего образования во многом подвластна болезни, пришедшей к ней из средних школ, связанной с иллюзорным идеалом в виде «объятия необъятного» за максимально долгий срок. Если мы посмотрим на более развитые системы образования - там этого нет.

Однако на уровне второй ступени все значительно лучше. Обучение в очной магистратуре всего 1-2 года, а в заочной - 2-3 года. Так как времени не слишком много - создателям программ удается избавить их от избыточных дисциплин и сконцентрировать внимание на основном содержании профессиональной деятельности. А если же это негосударственны й университет - там все может быть еще лучше, потому как при разработке программ можно более точно учитывать интересы отдельных студентов, а также профессиональной отрасли в целом. Так, например, в магистратуре Евроазиатской богословской семинарии обучение занимает 2 года, основное время в рамках которых студенты посвящают реальным исследовательски м проектам, тематика которых связана как с их личными интересами, так и с заказами грантовых фондов и церковных объединений. В результате выпускники получают не только степень Master of Arts in Church History или Master of Arts in Social Research, но и реальные результаты собственных проектов, среди которых могут быть и те что связаны с работой в архивах.

А в чем заключается польза от исследовательски х проектов? Какие плоды они могут принести для церквей?

Хороший исследовательски й проект может помочь решить как минимум две важные задачи - помочь ответить на какой-либо актуальный вопрос из повседневной практики или же из сферы стратегического планирования, а также привнести в академическую среду новые ценные данные. Для руководителей подобных проектов важно удерживать обе перспективы - и прикладную, и академическую. От удержания первой зависит и то, принесет ли проект реальную пользу, и то, удастся ли сформировать приемлемую экономику проекта. Исследование ради исследования, писание «в стол» чего бы то ни было - это не имеет никакого отношения ни к серьезной науке, ни к тому что могло бы быть полезным для церквей. Хорошее исследование должно иметь хорошо продуманные прикладные компоненты! Ну а вторая перспектива должна помочь ученому оставаться ученым. Первый и основной мотив ученого - это поиск истины. Все прочее тоже важно, но если этого нет - человек может быть прекрасным кем угодно, но точно не ученым.

В качестве позитивного примера хочу привести проект «Подвижники земли русской»*. Его руководителям удалось консолидировать усилия самых разных специалистов в сфере социальных исследований и направить их на изучение российской церковной истории XX века. Важную роль в этом сыграл Историко-архивны й отдел РОСХВЕ - крупнейшего протестантского объединения в русскоязычном мире. Проект повлиял как на то, что для читательской аудитории стало возможным ознакомиться с артефактами из того времени, но и на то что в историческую науку были внесены значительные массивы данных, позволяющие ставить новые исследовательски е вопросы. Как известно, далеко не каждый исследователь может позволить себе командировки в архивы тех городов, в которых он не живет или не работает. А вот публикация источников и создание баз данных - подобные инструменты помогают решить подобную проблему.

Но если этот проект поставил перед собой такие задачи и выполнил их - нужны ли другие проекты? И должны ли церковные общины включаться в подобную работу? А если да - то каким образом?

Ни один пусть даже самый хороший проект не сможет собрать сразу все артефакты, ответить на все вопросы, решить все проблемы. Да, появление хороших проектов, в том числе названного, способствует тому что история становится более доступной и понятной всем нам. Однако труд по ее изучению никогда не должен прекращаться.

Как я уже говорил, архивы нужно и собирать, и исследовать. С первым может справиться практически каждая община. Я понимаю, что желание делать что-то новое, постоянно творить историю - может быть намного более сильным, чем готовность сохранять документы и собирать свидетельства, однако если служители церковных общин хотят чтобы их труд не исчез в пустоту - им следует придерживаться принципа: «любишь творить историю - люби и записывать ее». Собрать по-настоящему масштабную историю церкви можно только если в этом деле участвуют все общины. Да, большинство общин в России имеют относительно небольшую историю, даже те кто собираются в зданиях с вековой историей. Однако события нынешних дней уже скоро сами станут историей - так не стоит же делать ее невидимой для потомков!

Ну а серьезные исторические исследования - это, безусловно, прерогатива профессиональных ученых. И тут церкви могут помочь им основном в виде поддержки в получении ими качественного образования, а также в виде грантов и заказов на исследования. К счастью, постепенно все больше церквей присоединяется к этому служению.

*Cоциально значимый проект «Подвижники земли русской», реализуемый на средства государственной поддержки, выделенной в качестве гранта в соответствии с распоряжением Президента Российской Федерации от 25.07.2014 г.года № 243-рп.

1 Июнь, 2008 В 2008 году клиенты ОСГ вместе с нами празднуют 10 лет успешной работы. ОСГ – первая компания, которая инвестировала в открытие самого большого в Восточной Европе Хранилища, весной 2008 года.

А.В. Пшенко
К.и.н., доцент,
Заведующий кафедрой Документоведения и ДОУ
Государственного университета управления,
член Гильдии управляющих документацией

Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на различные сроки хранение в зависимости от проведенной оценки их информационной ценности. Хранение документов в течение длительных сроков с ограничением доступа к ним и максимальным исключение их порчи или несанкционированного изъятия и называется, как правило, архивным хранением. Архивное дело может отмечать несколько "дней рождения" в зависимости от точки зрения конкретного исследователя вопроса.

ПРОШЛОЕ : Естественно, с появлением первых документов, известия о которых восходят в России к X веку, появилась и задача сохранения этих документов и ларник, ответственный за сохранность документов и «скреплявший» их может считаться первым архивистом. Первая опись, а точнее перечневая роспись, датированная 1288 г. и вошедшая позднее в Ипатьевскую летопись, может считаться первым научно-справочным аппаратом, хотя различия между рукописями документов и книгами в ней не проведено.(1)

С появлением системы государственных учреждений - приказов, значительно усовершенствовалась и система ведомственного хранения документов, их учета и использования. К XVI веку, крупные комплексы документов отлагались в приказах, ведавших определенными отраслями управления, прежде всего Поместном, Разрядном, Посольском и др. Имелись хранилища документов по имущественному положению и повинностям посадских людей согласно Судебнику 1550 г. у старост, сотских, десятских.

О полной картине развития архивного дела в этот период судить трудно, т.к. генеральные (единовременные) описания стали проводиться только после освобождения Москвы от интервентов в 1614-1615 гг. и после Большого московского пожара 3 мая 1626 г. по именным указам.

В период приказной системы управления еще не сложилось представление об архивном деле, как одной из функций управления информацией. Места хранения документов не были стабильными, по мере практической надобности их перемещали из одного хранилища в другое. Имелись случаи сознательного уничтожения документов, так, удалялись из столбцов листы с повторяющимся содержанием для повышения их информационной насыщенности, но никаких нормативов того времени об уничтожении документов, не имеющих практического значения или дублетных, нам не известно.

Зато хорошо известна практика снятия копий для воссоздания хранилищ документной информации, понесших серьезный урон вследствие войны, плохих условий хранения и стихийных бедствий, особенно пожаров. Копии документов помещались в хранилища и их использование и хранение не отличались в дальнейшем от работы с подлинными документами.

16 июля 1712 г. - особая дата в истории архивного дела, связанная с указом о создании из дел и «приговоров» правительствующего Сената первого в государстве архива: «...собрать помесячно и учинить тем приговорам реестры с объявлением каждого дела» и отдать их на постоянное хранение в архив. Так был создан Московский сенатский архив, как первый архив организации.

Положения о ведомственных архивах были развиты в 44 главе «Генерального регламента», например, впервые в мировой практике предусматривалась обязательная сдача учреждениями своих документов в архивы по истечении определенного срока. Для документов утративших практическую ценность он устанавливался в 3 года. Тем самым документы текущего делопроизводства отделялись от архивных документов, создавались самостоятельные структурные подразделения - архивы, вводилась и должность специалиста-архивариуса.

В 1728 г. Сенат разослал наказы губернаторам о целесообразности создания объединенных губернских архивов и архивов городского самоуправления.

Коллежскому асессору А.Д. Почайнову в 1720 г. была поручена разработка и описание дипломатических дел и документов, хранившихся в Москве и Петербурге, но только в 1724 г. оформился фактически и юридически первый исторический архив России, он получил штаты (6 сотрудников), печать и собственного руководителя - асессора П.Курбатова - Московский архив Коллегии иностранных дел. Тем самым было заложено начало формирование сети архивов, принимающих на постоянное государственное хранение имеющие научное историческое значение документы юридических и физических лиц.

В течение XVIII -XIX веков росло количество исторических архивов, велся поиск наилучшей схемы их систематизации - архивы возникали, сливались, переподчинялись. Уделялось внимание и вопросам обеспечения сохранности документов, так указом Сената 1736 г. предписывалось строить для архивов каменные здания с железными затворами и решетками на окнах, от деревянных строений «не в близости», архивохранилища было положено опечатывать, а вынос документов, как и по Судебнику 1550 г., был категорически запрещен.

Первое упоминание о сознательном отборе хранившихся документов к уничтожению относится к 1829 г., когда на описи дел Кабинета е.и.в. Николай I оставил резолюцию «Разобрать, что важно - отобрать, прочее можно и уничтожить». Годом позже комиссии по разборке петербургских архивов императором были даны аналогичные указания о том, что «несекретные дела, не нужные для будущего времени, можно по строгому разбору уничтожить». Таким образом, было начало экспертизы ценности дел и документов. В последующие годы большинство министерств разработало специальные инструкции по разбору дел, в которых делались попытки определить ценность различных категорий документов и сроки их хранения. Уже тогда выделялись три основные группы сроков хранения: «всегдашнее», временное (5-20 лет), кратковременное (1-3 года).

С середины XIX века ведомства, а затем и местные органы власти получили право самостоятельного решения вопросов отбора документов к уничтожению. Следствием такой политики в области архивного дела явилась концентрация в многочисленных учреждениях крупных комплексов документов XVIII-XIX веков, потерявших практическую ценность. Документы за более ранние периоды собирались в исторические архивы, также подчиненные различным ведомствам. Неоднократно возникавшие предложения по созданию единой системы архивов и общей методологии архивного дела не получали правительственной поддержки.

Предложения по созданию единой государственной системы архивного дела была поддержана правительством только в XX веке. 1 июня 1918 г. Советом народных комиссаров был принят декрет «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР», вобравший в себя многое из ранее готовившихся архивистами проектов и предложений. Был создан Единый государственный архивный фонд (ЕГАФ); одновременно правительственным учреждениям запрещалось уничтожать без специального разрешения какие бы то ни было дела или отдельные бумаги под угрозой судебной ответственности. Для управления архивным делом в республике был создан правительственный орган - Главное управление архивным делом.

В течении длительного времени велся поиск наиболее оптимальной структуры организации ЕГАФ - дореволюционные архивы объединялись и организовывались по отделениям и секциям, разукрупнялись. В 1930 г. было заключено соглашение между архивной службой и органами профсоюзов, по которому материалы профсоюзных организаций стали поступать в государственные архивы. Оформление единого Государственного архивного фонда СССР было завершено в марте 1941г., была унифицирована и сеть архивов: центральные, республиканские государственные архивы; областные (краевые); окружные городские и районные государственные архивы. В последующий период процесс создания новых государственных архивов и реорганизации их структуры продолжился.(2)

Таким образом, была создана разветвленная сеть архивных органов и государственных архивов, хранящих документальные памятники Архивного Фонда страны и жестко подконтрольная им практически всеобъемлющая система учрежденческих архивов и архивчиков, обязанных хранить за свой счет документы, не включенные в Архивный Фонд, но требующие временного или постоянного сохранения.

НАСТОЯЩЕЕ И БУДУЩЕЕ : Законом об Архивном деле 2004 г.(3) в работу с документами прочно вошло понятие о владельцах архивных документов как о государственных органах, органах местного самоуправления либо юридических или физических лицах, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом (или договором). Вместе с тем, статьей 17 данного Закона установлено, что «государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов..».

Практически решение этого вопроса возможно в трех вариантах и владелец документов, естественно, не входящих в понятие памятников истории и культуры, вправе в настоящее время выбрать один из них:

Наиболее традиционный, это создание собственных архивохранилищ документов оснащенных соответствующим оборудованием и укомплектованных необходимым штатом сотрудников;

Создание «вскладчину» с другими владельцами единого финансового фонда и оборудование объединенного архива с общим штатом сотрудников (4)

Передача документов на аутсорсинговое хранение в специализированные коммерческие организации (фирмы), профессионально специализирующиеся на сохранении документов в соответствии с мировыми стандартами обеспечения их безопасности и сохранности.

Эта информационная услуга, которая не могла существовать при тоталитарной государственной системе управления, тем более в сфере архивного дела, оказалась весьма востребованной. В настоящее время количество коммерческих и государственных организаций, желающих обеспечить максимальную защищенность своих документов и минимизировав при этом риски утраты необходимой информации, постоянно растет.

Рост потребности обусловил и рост предложений, таких коммерческих фирм, успешно ведущих бизнес в области организации хранения документов сторонних организаций на договорной основе в настоящее время на рынке архивных услуг несколько. Состав предоставляемых ими архивных услуг достаточно унифицирован: профессиональное хранение документов; защищенное хранение компьютерных данных и резервных копий документов на машинных носителях; сбор у клиента и конфиденциальное уничтожение документов; доставка документов от клиента и к нему из хранилища. В последнее время в состав услуг стали входить: архивная обработка документов; организация документооборота в офисе клиента и другие.

Следует отметить, что первой в этом бизнесе в России, самой крупной и успешной является компания ООО «ОСГ Рекордз Менеджмент Центр. Компания входит в международную группу компаний OSG с офисами, расположенными в различных странах мира, является членом Международной профессиональной ассоциации PRISM (Professional Records & Information Services Management), Ассоциации Российских Банков, Американской торговой Палаты, Российско-Британской торговой Палаты, Европейского Бизнес Клуба, РОО Гильдии управляющих документацией.

Компанией установлены строгие стандарты качества обслуживания, обеспечения сохранности и безопасности документов, отвечающие требованиям российского законодательства в области архивного дела. В российский сегмент ОСГ эффективно вложены средства на самое современное оборудование архивных хранилищ и внедрение новых технологических разработок в области учета и обеспечения сохранности документов, архивохранилища компании, оборудованы современными системами охранной и пожарной сигнализации, системами пожаротушения, контроля и поддержания необходимого температурно-влажностного режима. В архивных хранилищах документы хранятся в архивных коробах на специальных промышленных стеллажах, выдерживающих большой вес бумаги.

При передаче документов на депозитарное хранение сторонней организации полностью обеспечивается надежная защита информации: архивные хранилища устроены таким образом, что абсолютно невозможно понять, что хранится в том или ином коробе без соответствующего запроса информационной системы. Все хранилища оснащены и специальной охранной системой, которая в случае несанкционированного доступа посылает сигналы тревоги не только на внешний пункт охраны складского комплекса, в местное отделение милиции, но и на мобильный телефон ответственного сотрудника компании.

Итак, аутсорсинговая система хранения документов позволяет достаточно результативно передать значительную часть функций по учету, организации сохранности и поиска информации сторонней организации, а с учетом постоянно растущей цены офисных площадей – это может быть выгодно и экономически не только для коммерческих, но и для государственных организаций. Следует отметить, что правовых ограничений для дальнейшего развития рынка данного вида архивных услуг не имеется.

1) Только с возрастанием объема книгопечатания письменные материалы - документы, отделялись в XIV веке от библиотек.

2) После прекращения деятельности Коммунистической партии и комсомола Архивный Фонд в 1992г. пополнился документами и этих общественных организаций.

3) До этого государственная политика в области архивного дела определялась в соответствии с Положением от 17 марта 1994 г. №552, по которому архивная служба являлась самостоятельным федеральным органом исполнительной власти, находящимся в ведении Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.

4) Такой подход широко применялся в 1970-1980гг. для организации хранения кадровой и др. документации в крупных городах и областных центрах.

В нашей жизни постоянно происходят какие­-то изменения: рождаются дети, умирают близкие люди, меняются работа и место жительства, мы строим новые дома. Все это в современном мире фиксируется на бумаге. Не все документы человек может сохранить в течение длительного времени. И здесь на помощь приходят архивы. О том, что в них хранится и чем они занимаются, рассказывает директор Государственного исторического архива Сахалинской области Сергей Чарочкин.

В единственном экземпляре

­ Какие уникальные документы хранятся в архиве?

­ Особые ценные вещи у нас обязательно проходят экспертизу, чтобы они получили данный статус. Уникальный документ - это тот, аналогов которому нет нигде, он имеет непреходящую историческую, социальную, культурную ценность. Например, из­-за своего важного содержания или просто из­-за подписи знаменитой исторической личности.

Человек пишет заявление, в котором указывает, зачем ему нужны документы, потому что архив - это всё­-таки не музей и не библиотека. Ведь цель архива - ещё и сохранить документы, и они хранятся тем дольше, чем меньше на них воздействуют физические факторы. Случается, что люди пытаются что­-то исправить в свою пользу в документах, например, дорисовать лишний год рабочего стажа. Не все понимают, что в 50­-х годах 20-­го века ещё не было гелиевой ручки и исправленный документ быстро будет признан недействительным.

­ Документы можно скопировать?

­ Если документы оцифрованы, то это возможно, если нет, то это сложнее и зависит от технических возможностей. Кто-­то просит скопировать фрагмент киножурнала, в котором человек увидел себя или родственников, но если плёнка не оцифрована, то это невозможно, просто так кусок не вырежешь.

­ Будут ли архивные материалы переводиться в цифровой формат и какой срок для этого необходим?

­ Здесь нужно исходить из принципа разумности и необходимости, потому что есть категория документов, которые касаются персональных данных, они оцифровке не подлежат. Вообще у нас в архиве 620 тысяч единиц хранения, одна единица –это том, в котором содержится от 50 до 250 листов. То есть у нас хранятся миллионы документов, всё это оцифровать можно, но в первую очередь это требует денежных затрат и времени. Для этого существуют возможности, есть фирмы на материке, которые готовы это сделать, но это стоит очень дорого. Мы сами активно занимаемся этой работой и начиная с 2014 года, когда у нас появилось хорошее оборудование, ежегодно «цифруем» десятки тысяч листов. Также в архиве есть серьёзные мощности по хранению уже оцифрованных документов. Вообще в сахалинском госархиве созданы отличные условия хранения для всех видов носителей.

Что касается киноплёнки, то с ней сложнее. Тем более что некоторые виды плёнки опасны для обращения, поэтому этот вопрос нуждается в серьёзной проработке. С видеокассетами проще, потому что сейчас в продаже есть относительно недорогие блоки видеозахвата, которые позволяют оцифровывать видео. Этот процесс понемногу идёт.

Но, вообще, не так много людей обращаются за кино­, видео­ и аудиоматериалами, в основном востребованы бумажные документы. Если кто-то хочет сделать видеофильм или радиопередачу на основе наших материалов, то он может их оцифровать за свой счёт.

А вот наш фотофонд из 25 тысяч снимков оцифрован уже почти весь, и доступ к нему получить гораздо проще. Сейчас мы закупаем оборудование, с помощью которого в читальном зале на специальной панели можно будет посмотреть газеты и фотографии в натуральную величину и выбрать ту информацию, которая человеку необходима.

Последняя инстанция

­ Откуда в архив поступает информация для хранения?

­ Из различных госструктур. Они обязаны сдавать официальную информацию на хранение. Мы проявляем инициативу и предлагаем частным лицам что­-либо сдавать в архив, а организациям расширять список документов для хранения. Раньше, кстати, с этим было интереснее. если взять старые архивные дела, которые относились к деятельности органов власти, то в них было много обсуждений, которые вели к принятию того или иного решения. Сегодня всё это унифицировалось, чаще всего в архив попадает уже готовый приказ, распоряжение, а вот информация о том, как они готовились и какие были мнения вокруг их принятий, есть не всегда. Но это во многом зависит от тех, кто формирует архивы в организациях.

­ Архив - это конечная точка, последняя инстанция, в которой можно получить подлинную информацию, которая вас может обрадовать или огорчить, спасти или уничтожить. Всё, что касается приватизации, выборов, поиска родственников, обстоятельств владения имуществом, так или иначе отображено в архивных документах. Например, переселенцы, которые получали в 1945­-1946 годах в селе Троицком землю через сельсовет, сейчас имеют проблемы из­-за того, что кто-­то на этой территории получает дальневосточный гектар. И все они идут к нам за документами, чтобы было что предоставить в суде.

Масса вопросов ведь возникает и в отношениях между государствами, по границам, по имуществу, и ответы на них также можно найти в архивах. Если есть сомнения в подлинности документов, то можно провести экспертизу и станет ясно, что они никого не обманывают. Так что архивы хранят не только культурное наследие народов, но и являются основой государственности. В первую очередь мы работаем с органами власти и с учреждениями, которые так или иначе влияют на развитие региона.

Функция архивации может понадобиться любому пользователю, когда были удалены какие-то файлы или папки, а корзина уже пуста. Резервное копирование – эффективный способ сохранения данных.

Архивация – это создание резервных файлов в сжатом формате для дальнейшей их передачи. Сжиматься может любая информация: текстовые, графические документы, видео, музыка, коды программ и другое.

Если вы не хотите потерять важную информацию на windows 7, требуется периодически делать архивирование данных и настроек системы. Как часто это необходимо делать – зависит от ПК пользователя: сколько в системе файлов, как часто они меняются (или создаются новые).

Если вы используете компьютер по максимуму, то возможно, вам нужно выполнять архивирование на windows 7 каждую неделю, или даже каждый день. Такое мероприятие обезопасит важную информацию.

Для выполнения архивации используются специальные приложения-архиваторы или ресурсы самой ОС. Также у некоторых прикладных программ есть встроенные методы архивирования.

Как создать резервную копию?

Для этого требуется подключение внешнего носителя информации. Это может быть CD/DVD-диск, USB-флэшка, внешний жесткий диск. Возможно даже создание архива на другом ПК, если устройства работают в одной сети.

Архивирование данных ПК

Если вы часто вносите изменения в папки и файлы на компьютере, то возникать вопроса «Зачем выполнять копирование» у вас не должно. Рекомендуется запланировать включение автоматической архивации. Резервное копирование будет производиться даже в момент вашей работы на устройстве.

Вообще, ОС компьютера сама может делать регулярную архивацию информации. Это нужно на случай сбоя системы или полного ее выхода из строя.

Чтобы выполнить архивацию на windows 7 самостоятельно, или проверить график запланированных сохранений, нужно зайти в «Центр архивации и восстановления». Его можно найти с помощью строчки «Выполнить» в меню «Пуск» компьютера.

В приложении можно настроить периодичность копирования, можно указать папки, копии которых действительно важно архивировать. Также вы можете указать, как долго должны сохраняться старые заархивированные версии.

Процесс резервного копирования обычно занимает от 5 минут до часа (все зависит от объема информации, которую требуется сжать). При этом процесс может протекать в свернутом режиме, вы вполне можете продолжать пользоваться компьютером.

Архивация файлов системы

Чтобы выполнить резервное копирование данных, сделайте следующее:

• Откройте приложение «Архивация и восстановление», для чего зайдите в поиск windows 7 через меню «Пуск»;
• Перейдя в программу, вы можете увидеть сообщение, что архивация не настроена. Тогда нажмите пункт «Настроить резервное копирование» и отрегулируйте желаемые параметры;
• Если не выбрано, нужно указать месторасположение резервной копии, для чего больше подходит внешний жесткий диск);
• Выберите файлы для архивации. Если не выбрано, система будет делать это автоматически. В windows 7 система не копирует информацию из библиотек, рабочего стола и стандартных папок (их можно увидеть справа, нажав кнопку «Пуск»);
• Проверьте данные об архивации (можно изменить расписание на такое, которое будет вам удобно);
• Нажмите «Сохранить параметры». Запустится архивация;
• Когда процесс сжатия будет завершен, перейдите в «Управление пространством» (здесь можно посмотреть все архивы).

Извлечение файлов из архива

Для восстановления данных на windows 7 сделайте следующее:

• Зайдите в приложение «Архивация и восстановление», далее – «Восстановление» (можно извлечь собственные файлы, восстановить данные других пользователей, восстановить другой архив);
• Нажмите «Восстановить файлы»;
• Во всплывшем окне выберите один из пунктов «Обзор файлов», «Обзор папок» или «Поиск»;
• Выбрав файлы или папки, нажмите «Далее»;
• Нажмите «Обзор» и укажите место (можно выбрать предыдущее расположение, а также извлечь в новую локацию);
• Затем кнопка «Восстановить».

Примечания:

1. Если вы удалили файл, его можно извлечь из архива. Нажмите правую клавишу мыши по папке, в которой он был размещен и выберите такое значение: «Восстановить прежнюю версию» (если архивов несколько, можно указать, версию за какое число вы хотите извлечь).
2. Если требуется конкретный файл, можно открыть сжатую папку и найти его там. Возможно, вы забыли, как называется файл в точности. Тогда введите часть наименования в графе «Поиск», для чего зайдите в окне «Компьютер». Когда найдете файл, не обязательно жать по нему и указывать «Восстановление». Зачем это делать, если можно просто перетянуть его в необходимую локацию. Восстановить можно даже на том же внешнем жестком диске, на котором расположен и сам архив.
3. Если нужно восстановить часть файла, например, если вы удалили из документа какую-то информацию – кликните по файлу правой кнопкой мыши и выберите «Восстановить прежнюю версию».

Другие виды архивирования

Если речь идет об архивировании на компьютере с использованием специальных программ (WinZIP, WinRAR), то его обычно используют для других целей. Основная задача подобных приложений: сжать данные до минимального объема, чтобы их легче было передавать по сети или чтобы перенести их на внешнее устройство (например, размер диска 4,6 Гб, а требуется уместить на нем информацию объемом 6 Гб).

Уменьшение размера файлов - популярная причина архивирования. Раньше (до появления внешних накопителей с большим объемом памяти) подобная функция была очень востребована, так как ресурсов винчестера часто не хватало. Сегодня делать такое архивирование не слишком популярно. Зачем? - Ведь есть объемные носители информации. Если и нужно копирование данных, то в большей степени это необходимо для сжатия информации с целью ее резервного копирования на внешнем носителе информации (то есть для этих целей подходит резервное копирование системы, описанное выше).

Важно: заархивированные и помещенные на внешний носитель файлы можно будет открыть только при помощи другого (или того же самого) компьютерного устройства, на котором есть средства извлечения из архива. Так, если вы помещаете на диск большой фильм и планируете воспроизвести его на DVD-проигрывателе, то у вас ничего не получится. Плеер «увидит» сам архив, или вовсе не «увидит» его.

Архивация – необходимый инструмент для комфортного использования ПК и спокойствия за сохранность всех необходимых файлов. Рекомендуется проводить ее на каждом устройстве. Если слишком важной информации на компьютере нет, вы можете настроить автоматическое копирование данных. В случае сбоев работы ПК, вы всегда сможете восстановить прежнюю версию системы.